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【メディア】an・an2018年4月15日号掲載/資料は2段階上の人に向けて書く

2018年04月20日

こんにちは。池田千恵です。

2018年4月18日発売、嵐の二宮くん表紙のan・an、2018.4.25号の特集「私バージョンアップ講座」にて、仕事のタイムマネジメント力をあげる12メソッドについて2ページにわたり解説しています。

 

頑張ってる割に前に進んでる感がないときに、達成感を得る秘訣をお伝えしました。

池田千恵公式ブログ iプラ・時間美人・Before 9主催、自分企画力で私をいっそう楽しもう!-ipla

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その中で、インタビューしてくれた編集者さんが特に「なるほど!」と前のめりに反応してくれたのが「企画書や資料は、2段階上の上司に向けて作成する」という話でした。

 

そこで今回は、「企画書や資料は、2段階上の上司に向けて作成する」について、ちょっと詳しく書いてみますね。

 

トップダウンでものごとを決められる立場にいる人は良いのですが、自分がこれはいい!と思っているのに、なかなか前に進まないことってありますよね。

 

そんな時にちょっと意識すると良い話です。

 

直属の上司が見たあと、さらのその上の上司(意志決定者)がいるような書類や企画書の場合は、直属の上司が見てわかりやすいというのはもちろんのこと、上司がその上の上司に渡す時に、説明なしにそのまま渡してもちゃんと読んでもらえるものになっているか?を意識すると良いです。

 

これは何も、「直属の上司を中抜きにしろ」という意味ではありません。むしろ、直属の上司にラクさせよう、というものです。

 

直属の上司が「これはいい企画だ!」と思ったとき、もう一度、その上司は上にあなたの企画を説明する必要がありますよね。

 

もう一度説明するって、実はけっこうめんどくさいんです。そのために準備しないといけないとなると一苦労。

 

時間は有限なのに、あなたのために時間を費やさないといけないのです。

 

その上、もう一度説明することで伝言ゲームみたいに、自分が考えた意図がまげられちゃう、なんてこともよくあるんです。

 

だから、直属の上司に向けて書く、というところだけでは不十分で、意志決定者が意志決定しやすいようにまとめる、というところまですると良いです。

 

例えば、私の場合、連載企画を出版社に持っていく、みたいな仕事があるのですが、普通の人はこういう感じのプロセスを経ることが多いようです。

 

1. ぼんやりとしたアイディアをメールで担当者に投げる
2. 担当者とミーティングで詳細を詰める
3. 担当者が企画会議に上げるための資料をつくる
4. 企画会議が行われる

 

私の場合はこうします。

 

1. 担当者にアイディアを簡単にかいつまんだ文章とともに企画書をメールで送ってしまう
2. その企画書をもとに担当者が企画会議に上げる

 

担当者が私と会って打合せする時間と、企画書を私の話をもとに仕上げる時間をショートカットできないか?と考えます。中抜きではなく、担当者の手間をいかに軽減させるか、という視点です。

 

そうすると、担当者もラクですので感謝されますし、自分も企画の意図を伝えやすくなります。

 

相手も私と仕事をすると余計な時間が取られないのは、きっと嬉しいはず。

 

意外とそこまでやる人って少ないんですよね。

 

お陰様で今のところこれでかなりの確率で連載が決まります。

 

よかったら明日からでも意識してみてくださいね。

 

an・anでも他にも仕事のスピードアップ術をいろいろ解説していますので、気になったら読んでもらえると嬉しいです!

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何のための時短?何のための朝活? 価値観を明確にしてラクに家事や仕事を進めよう! ~オーガニック料理研究家 菅野のな×朝活手帳 池田千恵が 語る「ていねい×時短」を両立させるコツ~

 

2018年5月12日 (土) 10:00 – 12:00
外苑前アイランドスタジオ 渋谷区 神宮前3丁目 神宮前IKビル

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